¿Cómo Organizar y Presentar la Información de Forma Escrita?

La comunicación es la transferencia de ideas de una persona a otra. En múltiples ocasiones en la vida académica y en la profesional surge la necesidad de compartir ideas que, muchas veces, son relevantes. Sin embargo, a veces no se sabe cómo organizar y presentar esas ideas.

¿Por qué es importante la expresión escrita?

Muchas personas encuentran grandes dificultades para plasmar por escrito lo que piensan o dicen. Expresarse por escrito no tiene porque ser más difícil que hacerlo a través de la expresión oral, lo que ocurre es que, como todo, requiere de un aprendizaje.

La importancia de saber comunicarse correctamente por escrito radica fundamentalmente en los siguientes aspectos:

• Son innumerables las situaciones en las que se tiene la necesidad de solicitar una cosa o justificar la opinión personal por escrito.
• La mayoría de las veces, los exámenes de la vida académica y profesional se llevan a cabo mediante ejercicios escritos.
• Por medio de la escritura se puede expresar ideas y sentimientos a los demás y, cuanto más y mejor se domine la expresión escrita, mayores son las posibilidades de comunicación.
• La forma en que está redactado algo escrito es la carta de presentación de la personalidad y valía de quien lo escribe.

Siempre he comentado a mis estudiantes que, "de nada vale tener una gran cantidad de conocimientos en tu mente si no eres capaz de transmitirlos". Una de las formas de comunicarlo, como ya se ha dicho, es de manera escrita. Debemos ser capaces de expresar todas nuestras ideas de forma escrita, haciendo buen uso de las técnicas del  lenguaje. No te preocupes si sientes que aún no eres capaz de hacerlo, ya que con determinación y práctica puedes conseguirlo.

¿Qué es un trabajo escrito?

Toda aquella actividad que se realiza para el desarrollo o ampliación de un tema de estudio y que, como su propio nombre lo indica, se ha de presentar por escrito, se conoce como Trabajo Escrito. Desde el punto de vista académico, el tipo de trabajo que se solicita es de compilación de información y consiste en revisar críticamente la mayor cantidad de datos posibles sobre un tema y exponer por escrito el resultado del estudio de forma ordenada, racional y convincente.

Muchos autores han expresado la ventaja que proporciona al estudiante la realización de los trabajo escritos, algunas de ellas son:

• Obligan al estudiante a organizar el pensamiento y a formarse una opinión propia sobre un determinado tema.
• Permiten evaluar los propios conocimientos y detectar los puntos débiles.
• Sirven como incentivo para el estudio, ya que muchos estudiantes leerían poco si no tuvieran que elaborar trabajos escritos.
• Refuerzan los contenidos de las asignaturas, al tiempo que permiten desarrollar la capacidad de redactar y expresar las ideas con soltura.

La elaboración de trabajos escritos desarrolla la habilidad para seleccionar información, organizar el pensamiento y expresar con argumentos los puntos de vista personales. Esta última afirmación es muy importante dado que, en la vida académica, profesional o personal es imperativo hacer valer nuestra opinión y la manera de valorarla es justamente mostrando argumentos efectivos, documentados, lícitos, admitidos y corroborados de tales opiniones.

Los trabajos escritos pueden clasificarse según distintos criterios, en cada caso el objetivo que se persigue es diferente, así como el contenido e incluso el lector al que va dirigido. Se puede tener trabajos  de los siguientes tipos:

1. De divulgación. Estos trabajos consisten en dar a conocer un tema a personas no especializadas, lo cual exige simplificar y generalizar, y exponerlo con estilo sencillo y atractivo.
2. Didácticos. Los trabajos didácticos son aquellos en los que se expone un tema para que pueda ser estudiado. Este es el caso de los libros de texto.
3. Científicos. En química aplica, la mayoría de las veces, este tipo de trabajos. En lo trabajos científicos ser desarrolla un tema con la mayor precisión y detalle tras un estudio intenso del mismo, verificándolo con bibliografía y con experimentos.

¿Se debe separar en fases o etapas la elaboración de trabajos escritos?

La respuesta es sí. La naturaleza de los trabajos escritos varía de forma considerable, para una correcta elaboración de los mismos se recomienda atenerse a los siguientes pasos:

1. Seleccionar el tema.
2. Buscar y recoger información.
3. Confeccionar un esquema o guión del trabajo.
4. Redactar uno o varios borradores.
5. Realizar la redacción definitiva.

Abordaremos cada paso con más detalle.

1. Selección del tema

El tema sobre el que hay que desarrollar el trabajo escrito puede ser requerido por el profesor o de libre elección. En cualquier caso, dicho tema tendrá que ser precisado al máximo para seleccionar correctamente la información existente respecto al mismo. Para especificarlo bastará con establecer los puntos que interesa conocer sobre él y que constituirán un subtema. Cuantos más subtemas se incluyan, más largo tendrá que ser el trabajo. El enfoque del tema se ajustará a la extensión designada (si la hubiere) y al tiempo disponible, sin limitarlo demasiado o tratar de hacerlo excesivamente amplio.

2. Recolección de información

La recolección de información se realiza con el objetivo de a) averiguar las fuentes de información a las que se puede acudir para saber más sobre el tema, b)seleccionar dicha información  de acuerdo con los objetivos que se persiguen, c) efectuar una lectura en profundidad de la información seleccionada y d) recoger la información en los apuntes o "fichas de lectura".

Una ficha de lectura es el lugar donde, en forma de resumen, se recoge el contenido principal de cada fuente de consulta. Generalmente esta ficha consta de indicaciones bibliográficas precisas como autor, título, editorial, revista, lugar, fecha; resumen y citas textuales (entre comillas y con indicador de  página); valoración o comentarios personales y observaciones.

3. Esquema o guión de trabajo

Utilizando tus apuntes o fichas de lectura, el esquema de trabajo es el plan que se establece para, a partir de él, comenzar a escribir el primer borrador. En dicho esquema se incluirá como mínimo un índice general de los apartado y subapartados previstos. Este esquema debe ser flexible, es decir, podrá modificarse conforme se vaya elaborando el trabajo escrito.

4. Redacción de borradores

Redactar es dar forma al pensamiento, a las ideas. Resulta extremadamente dificíl e incluso inapropiado realizar una única redacción del trabajo que se pretende realizar; es preferible escribir un primer borrador a partir de los apuntes y del esquema que se ha elaborado con anterioridad. En este primer borrador, el objetivo es desarrollar bien las ideas para luego, en la redacción definitiva, expresarlas de la mejor forma posible. En el siguiente cuadro puedes ver algunos consejos de cómo redactar un buen trabajo.

Una vez redactado el primer borrador, se debe repasar cada párrafo para comenzar a hacer las correcciones. Por lo tanto, las sucesivas versiones parten de esta primera. Se reordenan los párrafos y se atiende especialmente al estilo, procurando que sea claro, sencillo y preciso. Antes de escribir la versión final, es conveniente despreocuparse del trabajo durante un tiempo. De este modo las ideas que no estaban claras o que resultan difíciles de expresar pueden visualizarse o redactarse con mayor facilidad.

5. Redacción definitiva

En la reacción definitiva ya deben estar claras las ideas y contenidos del trabajo. En este momento es recomendable tener en cuenta los siguientes aspectos:

• El trabajo debe adecuarse a la extensión requerida.
• Las ideas deben estar organizadas correctamente, según el esquema inicial, después de haber sido corregido y completado.
• Las propias ideas y las de otros autores han de aparecer diferenciadas. Las fuentes bibliográficas consultadas deben ser citadas, tanto dentro del texto como al final del trabajo en un capítulo especial. Generalmente es el capítulo de Referencias bibliográficas o Bibliografía. 
• Las ideas deben ser expresadas de manera clara y precisa, con un estilo directo y sencillo de forma que cualquiera que lo lea comprenda perfectamente su contenido y estructura.
• Hay que verificar la gramática y ortografía. Hay que utilizar las palabras adecuadas, procurando no abusar de las genéricas como "algo", "nada", "cosa", "esto", "aquello", etc. Si alguna palabra se repite demasiado hay que recurrir a los sinónimos para que no dé la sensación de pobreza de léxico.
• Un gráfico, una tabla, un diagrama, un esquema, un mapa o una figura pueden aclarar mejor un concepto que las palabras, por lo que hay que utilizarlos cuando sea preciso. Además estos gráficos, tablas, etc., deben mencionarse en el texto, de lo contrario no tiene sentido colocarlos.
• Construir bien los párrafos, de modo que contengan el pensamiento del autor sobre un punto concreto. Apoyándose en el esquema de trabajo, hay que buscar un orden en la exposición, siguiendo un avance lógico y una transición suave entre las ideas principales del trabajo. Lo que importa es la integración armónica de los párrafos entre sí para completar cada sección, y que todas las secciones a su vez confluyan en la idea central que viene expresada en el título del trabajo. Es importante señalar que al realizar el trabajo final, este debe haberse concluido de forma armoniosa, esto es que todas las partes del trabajo se unan de la forma correcta.

Una última e importante recomendación es que en la presentación de los trabajos escritos se deben evitar las prisas, los apuros, la desesperación de última hora cuando ya se acerca la fecha de entrega. Se tomará el tiempo necesario para realizar la tarea con calma, libre de toda presión. No se debe olvidar que el trabajo realizado es como una carta de presentación  de uno mismo y debe reflejar una reflexión y no una improvisación.

Referencia: Máster. Biblioteca Práctica de Comunicación. Aprendizaje. Océano. Barcelona - España